Образец письма руководителю о том что документы принимаются до времени

Письмо-согласование – это официальный документ, который направляется одной организацией другой с целью получить одобрение каких-либо действий или документов. Такое письмо позволяет убедиться, что все стороны согласны с предлагаемыми условиями сотрудничества.

Рассмотрим подробнее, как правильно составить письмо-согласование.

1. Реквизиты

Любое официальное письмо должно содержать обязательные реквизиты – данные об организациях и лицах, участвующих в переписке. Это такие сведения, как наименование, адрес, телефон, e-mail, ФИО и должность подписывающего лица. Эта информация размещается в верхнем колонтитуле слева.

2. Тема письма

Далее указывается тема письма-согласования. Она должна четко отражать суть обращения. Например: “Согласование проекта договора о сотрудничестве” или “Согласование границ земельного участка”. Тема пишется над текстом письма и выделяется полужирным шрифтом.

3. Обращение

“Уважаемый Иван Иванович!” – обычно письмо начинается со слов приветствия и обращения к конкретному лицу от имени организации. Это показывает заинтересованность в сотрудничестве.

4. Вступление

Начало письма содержит информацию о том, по какому вопросу идет обращение, а также упоминание предыдущих договоренностей по этой теме, если таковые были.

Например: “В соответствии с решением совещания от 05.03.2021 направляем Вам на согласование проект договора о сотрудничестве между нашими организациями”.

5. Основная часть

Здесь подробно излагается суть предложения, выносимого на согласование: что именно и на каких условиях предлагается согласовать.

Например: “Просим Вас согласовать границы земельного участка с кадастровым номером 50:21:0130206:1929 площадью 15 га, расположенного по адресу: Московская обл., Одинцовский р-н, с. Юдино, ул. Садовая, д.5, согласно прилагаемому плану границ участка”.

В этом разделе обязательно должны быть указаны все существенные детали согласования.

6. Приложения

К письму-согласованию обычно прилагаются документы, которые необходимо согласовать: проект договора, план, смета, спецификация и т.д. Перечень приложений указывают в самом тексте письма.

7. Дата и подпись

В конце указывают дату составления письма-согласования и реквизиты подписывающего лица: должность, ФИО, подпись. Также может стоять печать организации.

Таким образом, при составлении письма-согласования нужно следовать общим правилам оформления официальных писем и включать все необходимые реквизиты и данные. Это позволит получить быстрое и положительное решение по вопросу согласования.

8. Язык письма-согласования

Письмо-согласование должно быть написано официально-деловым стилем. Это означает использование норм литературного языка, отсутствие разговорных и сниженных выражений. Текст должен быть максимально понятным, логичным и конкретным.

Примеры нежелательных оборотов: “урод”, “классный”, “крутой”, “обалдеть” и т.п. Лучше использовать нейтральную лексику: “положительный”, “высокий”, “удивительный” и т.д.

9. Тон письма-согласования

Тон письма должен быть вежливым и уважительным. Лучше избегать категоричных формулировок и оставлять партнеру право выбора. Например, вместо “требуем предоставить” лучше написать “просим предоставить”; вместо “настаиваем на включении” – “предлагаем рассмотреть возможность включения”.

10. Структура и образец письма

Письмо-согласование имеет четкую структуру, соблюдение которой повышает шансы на положительный исход. Рассмотрим пример такого образца письма.

Вверху указываются реквизиты обеих сторон. Далее пишется тема письма. Например: “Согласование проекта введения единой формы отчетности”.

Далее следует обращение: “Уважаемый Иван Петрович!” и вступление: “В соответствии с решением совещания от 05.03.2021 направляем Вам на согласование…”. Затем подробно излагается суть предложения и перечисляются приложения.

В конце указывается дата и реквизиты подписанта. Таким образец письма позволяет соблюсти все правила составления письма-согласования.

11. Особенности сопроводительного письма к актам согласования

Когда речь идет о согласовании актов выполненных работ или оказанных услуг, кроме основного письма-согласования составляется сопроводительное письмо. В нем указывается, что акты согласования прилагаются и перечисляются.

Например: “Вместе с настоящим письмом направляем на согласование акты выполненных работ…”. Такое сопроводительное письмо позволяет четко обозначить наличие и содержание приложений.

12. Оформление образца письма-согласования

При составлении образца письма-согласования следует обратить внимание на правильное оформление документа.

Письмо печатается на стандартных листах А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пунктов. Межстрочный интервал – 1-1,5. Поля документа: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Текст письма выравнивается по ширине листа. Абзацы начинаются с красной строки. Отступ абзаца – 1,25 см.

Письмо печатается на бланке организации, если таковой имеется. В противном случае указываются реквизиты компании в верхнем или нижнем колонтитуле.

Страницы письма нумеруются посередине внизу листа. При наличии приложений их количество указывается в тексте, а сами документы прикладываются и пронумеровываются.

Такой порядок оформления образца письма позволяет сделать его максимально понятным и аккуратным.

13. Рекомендуемые фразы для письма-согласования

Чтобы придать письму-согласованию официальный и вежливый тон, рекомендуется использовать следующие фразы:

• Просим Вас согласовать…
• Направляем на Ваше согласование…
• Предлагаем рассмотреть возможность…
• Будем благодарны за согласование…
• Просим проинформировать нас о результатах согласования…

Такие формулировки помогут выстроить вежливый диалог и избежать недопонимания при согласовании документов.

14. Временные рамки согласования

В письме-согласовании можно указать желаемые сроки получения ответа от адресата. Например: “Просим Вас рассмотреть возможность согласования в течение 10 рабочих дней”.

Это позволит установить четкие временные рамки процесса согласования документов.

15. Порядок согласования несколькими инстанциями

Иногда требуется получить согласование сразу от нескольких организаций или подразделений. В таком случае составляется отдельное письмо для каждого согласующего органа с указанием предыдущих согласований.

Например: “Данный договор уже согласован юридическим отделом компании (письмо от 05.03.2021 No10). Просим Вас также дать согласование данного проекта договора”.

Такая последовательность позволяет избежать накладок при многоступенчатом согласовании.

16. Отказ в согласовании

Бывают случаи, когда адресат по ряду причин не может согласовать представленные документы. В таком случае он должен направить мотивированный отказ.

Отказ в согласовании оформляется письмом, в котором указывается:

• ссылка на исходное обращение;
• причины отказа в согласовании;
• ссылки на нормативные акты, если есть основания в них;
• предложения по доработке документов.

Например: “Ваше письмо от 05.03.2021 No25 о согласовании проекта договора рассмотрено. К сожалению, не можем согласовать представленный проект в связи с несоответствием п.3.2 действующему законодательству. Предлагаем привести указанный пункт договора в соответствие с нормами закона No123-ФЗ. После доработки готовы повторно рассмотреть проект договора”.

Такой мотивированный отказ позволит оперативно решить возникшие разногласия.

17. Срок хранения писем о согласовании

Письма о согласовании являются официальной документацией, поэтому к ним предъявляются требования по хранению. Срок хранения писем-согласований – 5 лет.

По истечении указанного срока документы подлежат экспертизе ценности для определения необходимости дальнейшего хранения или уничтожения. Например, если письмо-согласование касалось значимого долгосрочного проекта, его могут оставить на постоянное хранение.

18. Выдача заверенных копий писем о согласовании

Сторонам может потребоваться получить заверенную копию письма о согласовании. Для этого оригинал документа копируется, после чего на копии проставляются:

• подпись уполномоченного лица;
• расшифровка подписи;
• печать организации;
• отметка “Копия верна”;
• дата заверения.

Такая заверенная копия имеет юридическую силу и может использоваться в качестве официального подтверждения согласования.