Ип приобретает гсм в счет компенсации за использование личного транспорта

Бухгалтер рассчитал компенсационную выплату, она составила 10 000 рублей. Деньги перечислят на банковский счет сотрудника в следующем месяце.

Объем двигателя ТС — 2000 см³. Для начисления налога на прибыль доходы и расходы признают методом начисления.

Для целей бухучета расходы в виде компенсационных выплат признали в размере 9000 рублей. Эту сумму и заплатят сотруднику по соглашению сторон. А в целях налогообложения расходы учитывают в размере 1200 рублей по нормам ПП РФ № 92. В результате в учете образуется постоянная разница на сумму превышения и постоянный налоговый расход (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

В бухучете компенсационные выплаты признают в полной сумме на дату начисления, в налоговом учете — в пределах правительственных нормативов на дату выплаты.

Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст.

Ип приобретает гсм в счет компенсации за использование личного транспорта

НК РФ).

Для целей налогообложения компенсация за использование личного автомобиля нормируется общей суммой: учитываются и фактические эксплуатационные расходы, и затраты на ГСМ (письмо Минфина № 03-03-06/1/52036 от 14.08.2017). Расходы для целей налогообложения признают, только если они экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Основанием для выплаты возмещения является приказ руководителя, а документальным подтверждением использования авто в интересах компании — путевые листы (письмо Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013).
Компенсационные отчисления признают в составе расходов на дату их выплаты (пп. 4 п. 7 ст.

Ип приобретает гсм в счет компенсации за использование личного транспорта в служебных целях

Так что о нормах расхода того и другого говорится в разных частях документа.

Нормы расхода топлив для автомобилей приведены в главе II Методических рекомендаций N АМ-23-р, а нормы расхода смазочных материалов – в главе III этого акта. Эти нормы можно использовать, в том числе, для определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, для проведения расчетов с пользователями транспортных средств и водителями.

Важно! Работодатель, который выплачивает сотруднику компенсацию за бензин при использовании личного транспорта и за другие необходимые ГСМ, может учитывать нормы расхода топлива и смазочных материалов, указанные в Методических рекомендациях N АМ-23-р.

ИП и организациями

Если компенсацию ГСМ выплачивает организация сотруднику по трудовому договору, то она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) процедура упрощена – компенсация не облагается страховыми взносами, а НДФЛ может вообще не удерживаться, если затраты на гсм документально подтверждены.

Способы минимизации налогов

Для уменьшения налоговой нагрузки при выплате компенсации ГСМ можно воспользоваться следующими способами: 1) Включить компенсацию в состав возмещаемых расходов при упрощенной системе налогообложения; 2) Заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства; 3) Выдавать топливные карты вместо денежных выплат.

Автоматизация расчета компенсаций

Расчет компенсации трудоемкий процесс, который можно автоматизировать с помощью специальных онлайн сервисов и программ.

Должностные обязанности некоторых работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Если у сотрудника разъездной характер работы, но при этом в компании нет собственных автосредств, служащий вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей. А работодатель обеспечивает компенсацию ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт (ст.

188 ТК РФ).

Но для возмещения должны соблюдаться условия (письмо МНС России № 04-2-06/419@ от 02.06.2004):

• руководитель согласовал факт использования личного транспорта;
• расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены документами — чеками с заправочных станций, платежными квитанциями и проч.

Учет служебных поездок ведут в путевых листах;

Для сведения: как правильно рассчитать нормы расхода топлива

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсацию бензина работнику с личным автомобилем надо оформить документально. Все детали возмещения необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Чтобы возместить затраты, сотрудник подает заявление и указывает, для исполнения каких должностных обязанностей и с как часто использует личную машину. К заявлению он прилагает копию свидетельства о регистрации транспортного средства и показывает работодателю оригинал.

НК РФ).

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:

• Дт 20 Кт 73;
• Дт 26 Кт 73;
• Дт 44 Кт 73.

Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Приведем пример.

В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.

По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции.

расходы на ГСМ;

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14).

Они позволяют вести удаленно путевые листы, рассчитывать компенсацию, формировать отчеты для бухгалтерии.

Порядок заполнения путевых листов

Путевые листы заполняются за каждый день использования транспорта в служебных целях. В них указываются дата, ФИО водителя, марка и номер автомобиля, показания спидометра на начало и конец поездки, маршрут, цель поездки. Путевые листы подписываются водителем и утверждаются руководителем.

Хранение путевых листов и сроки давности

Путевые листы хранятся в бухгалтерии вместе с заявлениями на компенсацию ГСМ.

Срок хранения составляет не менее 5 лет.